Mein Vortrag fiel ins Suppenkoma. Sie kennen das Suppenkoma? Ein heißer Juni-Nachmittag, es ist kurz vor vierzehn Uhr; die kalorienreiche Mittagspause liegt hinter, der ganze Nachmittag mit seinen Themen liegt noch vor uns. Wir sind auf einem Kongress, in einem mittelgroßen Raum, klein genug und so voll, dass der Vortragende zuhause mit Überfüllung prahlen kann. Die Frischluft scheint rationiert zu sein und wird im Laufe des Nachmittags immer knapper.
Ich bespiele den ersten von drei Workshops. Mit meinem „Slot“ um 14:00 Uhr habe ich einfach Pech. Weiteres Pech - mein Thema mobilisiert nur schwer Interesse: „Kompetenzentwicklung älterer Mitarbeiter in Kleinen und Mittleren Unternehmen.“ Doch ja, solche Themen gibt es wirklich, in meinen europäischen Jahren mit dem Berufsbildungsprogramm „Leonardo da Vinci“ hat mir das Schicksal solche und vergleichbare Themen des Öfteren zugewürfelt.
Ein Auftrag, ein Thema, eine Situation im Suppenkoma; drei Faktoren, die zusammen genommen sich auch als Entlastungsprogramm für überfüllte Schlaflabore vermarkten lassen.
Vierzehn Uhr: mein Vortrag beginnt. Verschanzte ich mich jetzt hinter dem Pult, nähme ich den Presenter in die Hand, drehte ich mich halb um, zu kontrollieren, ob die Präsentation auch läuft, dann hätte ich den Startschuss zum Einschlafen gegeben.
Nichts davon geschieht. Mein Programm heißt nun: Edutainment.
Veranstaltungen haben Zielgruppen, die von einer guten Organisation berücksichtigt werden. Wenn die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe ausreichend groß sind, eine Teilnahme in Erwägung zu ziehen, melden sie sich auch an. Das ist das Kalkül der Veranstalter. Jetzt kommt es darauf an, mit den Planungen die Bedürfnisse und Wünsche zu treffen, sie zu erfüllen oder gar darüber hinauszugehen.
Meistens werden die Inhalte der Veranstaltung und die angenommenen Wünsche der Teilnehmer tatsächlich aufeinander abgestimmt. Eine andere, aber schon etwas weniger oft anzutreffende Variante der Planung ist, Zugpferde für die Veranstaltung zu planen. Man versucht die Koryphäe für eine Keynote zur Organisationsentwicklung zu gewinnen, man „gewinnt“ einen sich einen Politiker für das Grußwort, weil eine politische Zelebrität immer auf die Qualität der Veranstaltung abfärbt, oder man holt einen thematisch einschlägigen Komiker, weil er als unterhaltsam gilt.
In einem viel geringeren Maße als die inhaltlichen Pläne stimmt man die Veranstaltungsformen und – methoden auf die Erwartungen und Bedürfnisse Teilnehmerinnen und Teilnehmer ab. In diese Überlegung fallen dann meistens die Großgruppenmethoden wie das „World Café“ oder ein „Barcamp“. Zwei Gründe rücken die Methode in den planerischen Fokus: es gibt das Marketing-Argument, etwas Auffälliges zu bieten und damit Aufmerksamkeit zu erregen. Oder man erhofft einen besonderen Effekt, z.B. eine Sammlung von Beiträgen wie sie von einem guten World Café zu erwarten sind.
Ein wenig gewürdigter Erfolgsfaktor bei Tagungsveranstaltungen ist das Catering. Von ihm hängt die Stimmung der Veranstaltung zu einem großen Teil ab, mit einer direkten Folge für das Gelingen der inhaltlichen Ziele.
Diese Einsicht bestätigte sich bei einer Veranstaltung, die ich jüngst moderierte. „Gesund leben“ was das mehr oder weniger deutlich verfolgte Motto der Fachtagung. Der Forderung entsprach das Catering voll und ganz. Gesund zu leben, mit der Ernährung zu beginnen, ist ein prima Ansatz und wird von jedem Auditorium begrüßt – vor allem wenn man direkt zur Tat schreiten kann.
Auch hier wogen die olfaktorischen und gustatorischen Argumente für die gute Sache schwer, schwer wie die vollen Teller, mit denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei der Sache waren – zuerst beim Begrüßungsimbiss, dann beim Mittagsbuffet und schließlich am Nachmittag bei Kaffee und Kuchen.
Leser mit Tagungserfahrung wissen, die anderen ahnen es: wir nähern uns dem Suppenkoma.
Ein guter Indikator für diese – kritische – Phase einer Veranstaltung ist die Zunahme der über den Bauch gefalteten Hände und die entspannte Sitzhaltung, die zufriedenen Mienen, in denen die Erinnerung an den gerade erlebten Genuss zu lesen ist. Ein Schwelgen also allenthalben und wohlige Atmosphäre machte sich breit.
Für Inhalte, gar für fachliche Inhalte, ist das eine eher ungünstige Zeit.
Meine Veranstaltung war auf die bewährte Weise als Aneinanderreihung thematischer Blöcke angelegt: eine Präsentation, ein Vortrag mit Fragen der Teilnehmer und dann das nächste Thema. Die Themen und ihre Ordnung standen fest als ich den Auftrag übernahm. Im Vorgespräch mit den Referenten konnten wir gleich die Moderation besprechen.
Mein Vortrag fiel ins Suppenkoma. Sie kennen das Suppenkoma? Ein heißer Juni-Nachmittag, es ist kurz vor vierzehn Uhr; die kalorienreiche Mittagspause liegt hinter, der ganze Nachmittag mit seinen Themen liegt noch vor uns. Wir sind auf einem Kongress, in einem mittelgroßen Raum, klein genug und so voll, dass der Vortragende zuhause mit Überfüllung prahlen kann. Die Frischluft scheint rationiert zu sein und wird im Laufe des Nachmittags immer knapper.
Veranstaltungen haben Zielgruppen, die von einer guten Organisation berücksichtigt werden. Wenn die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe ausreichend groß sind, eine Teilnahme in Erwägung zu ziehen, melden sie sich auch an. Das ist das Kalkül der Veranstalter. Jetzt kommt es darauf an, mit den Planungen die Bedürfnisse und Wünsche zu treffen, sie zu erfüllen oder gar darüber hinauszugehen.
